La Déclaration Sociale Nominative (DSN) en pratique

La DSN, tout le monde en parle… mais savez-vous réellement quelles sont les incidences pour votre entreprise ?

Qu’est-ce la DSN ?

Instituée par la loi de simplification du 22 mars 2012, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a pour vocation de remplacer toutes les déclarations sociales. Elle repose sur le principe de transmission unique, mensuelle et dématérialisée des données issues de la paie et la transmission dématérialisée de signalements d’événements.

Les éléments sont nominatifs et individuels. Les données sont désormais liées au contrat de travail.

Ainsi, en sus de la déclaration mensuelle relative à la paie (selon la taille de l’entreprise envoyée le 5 ou 15 du mois suivant), des DSN devront être réalisées en cours de mois au fur et à mesure de la survenance d’évènements nominatifs (fin du contrat de travail, arrêt maladie, congé maternité, congé paternité mais aussi reprise suite à un arrêt de travail…).

Le délai maximum de signalement de ces événements par l’entreprise est fixé à 5 jours ouvrés.

Il existe des exceptions à ce délai de 5 jours, l’évènement pouvant alors être envoyé au plus tard avec la DSN mensuelle consécutive :

– lorsqu’il n’y a pas d’impact financier pour le salarié (subrogation des IJSS par l’entreprise dans le cadre d’un arrêt maladie par exemple) ;

– dans le cas du signalement de fin de contrat de travail, une dérogation est accordée (CDD d’usage, CDD saisonniers …) sauf si le salarié demande expressément qu’il soit fait application du délai de 5 jours.

A noter : si le délai imparti pour effectuer la DSN expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant.

Les éléments sont nominatifs et individuels. Les données sont désormais liées au contrat de travail.

Le délai maximum de signalement de ces événements par l’entreprise est fixé à 5 jours ouvrés.

Il existe des exceptions à ce délai de 5 jours, l’évènement pouvant alors être envoyé au plus tard avec la DSN mensuelle consécutive :

lorsqu’il n’y a pas d’impact financier pour le salarié (subrogation des IJSS par l’entreprise dans le cadre d’un arrêt maladie par exemple) ;
dans le cas du signalement de fin de contrat de travail, une dérogation est accordée (CDD d’usage, CDD saisonniers …) sauf si le salarié demande expressément qu’il soit fait application du délai de 5 jours.

A noter : si le délai imparti pour effectuer la DSN expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant.

L’entreprise passe d’une logique de déclarations ponctuelles à une logique de déclaration permanente, « au fil de l’eau ».

Par ailleurs, le niveau d’exigence sur la qualité des données transmises est accru. Il est notamment important que les renseignements d’identification des salariés soient corrects et mis à jour, sauf à s’exposer à un rejet de la DSN.

Mise en place progressive en 3 phases :

Afin de se préparer et de faciliter la reprise d’historique (12 mois de salaires sont nécessaires pour l’attestation Pôle Emploi et 3 mois pour la déclaration des Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale), des entreprises ont pu choisir de mettre en place la DSN en phase 1.

Cette phase 1 consistait au remplacement de 4 déclarations :

les attestations employeurs destinées à Pôle Emploi,
les attestations de salaire pour le versement des indemnités journalières,
le formulaire de radiation à destination des institutions de prévoyance, mutuelles,
la déclaration et enquête de mouvements de main d’oeuvre destinées au ministère du Travail.

Le décret du 17 novembre 2014 est venu ajouter de nouvelles déclarations auxquelles la DSN se substitue en phase 2 à compter de février 2015 (et septembre 2015 au plus tard) :

les déclarations mensuelles de cotisations URSSAF (pour autant la DSN ne modifie pas la périodicité de leur paiement par l’entreprise) ;
les attestations de salaires pour le versement des indemnités journalières dues au titre des accidents et des maladies d’origine professionnelle (la phase 1 ne visait que les attestations de salaire pour le versement des IJSS maladie non professionnelle, maternité et paternité) ;
le tableau récapitulatif annuel URSSAF ;
la déclaration des effectifs prévue au code de la sécurité sociale s’il a été effectué chaque mois de l’année civile une DSN.

La norme DSN phase 3 sera mise en production à compter de février 2016 sur la paie de janvier. Elle correspond à la généralisation obligatoire du dispositif à l’ensemble des entreprises du secteur privé. Elle prend notamment en compte l’élargissement de la DSN à toutes les DUCS et à la DADS-U.

Obligations à remplir à deux dates différentes selon la taille de l’entreprise:

au 1er janvier 2016, la DSN sera rendue obligatoire pour tous les employeurs et pour l’ensemble des déclarations substituées.
au 1er avril 2015, obligation anticipée pour les grandes entreprises : transmission de la DSN mensuelle à compter de la paie d’avril et des signalements d’événements, hors les cas exclus, dès que les historiques nécessaires sont atteints.

Sont concernés par cette obligation anticipée :

les employeurs qui ont acquitté un montant égal ou supérieur à 2 millions d’euros de cotisations sociales au titre de l’année 2013 ;
les employeurs ayant versé au titre de l’année 2013 un montant égal ou supérieur à 1 million d’euros de cotisations sociales, s’ils ont recours à un tiers-déclarant dont la somme totale des cotisations sociales dues pour l’ensemble de ses clients est égale ou supérieure à 10 millions d’euros au titre de la même année de référence.

Les cotisations sociales à prendre en compte pour le calcul du seuil sont les suivantes :

cotisations de sécurité sociale,
CSG-CRDS,
FNAL,
versement Transport,
chômage et AGS,
forfait social

A noter : l’entreprise concernée par cette obligation intermédiaire pourra tout de même choisir de rentrer soit en phase 1 soit en phase 2 (les deux phases cohabitant jusqu’à fin août). A partir de septembre 2015, les déclarations de la phase 2 seront obligatoirement transmises via la DSN.

Pénalité pour les employeurs qui n’utiliseront pas la DSN

Faute de respecter cette obligation, et même si les déclarations sont effectuées par un autre moyen que la DSN, les entreprises s’exposeront à une pénalité de 7,50 € pour chaque salarié (article R. 243-16 du code de la sécurité sociale).

La même pénalité de 7,50 € est également encourue pour chaque inexactitude de montant, de rémunération, d’omission de salarié.

Le total des pénalités ne peut toutefois excéder 750 euros par déclaration. Si le retard excède un mois, une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard.

Avec l’aide de votre expert-comptable, comment préparer l’entrée dans la DSN ?

les procédures actuellement en place dans votre entreprise (procédure d’embauche, de cessation du contrat de travail, de remontée d’information auprès de votre gestionnaire paie ou de votre expert-comptable) sont-elles compatibles avec la fiabilité et le délai requis pour la transmission des informations ?

Si vous réalisez vous-mêmes vos bulletins de salaire : votre logiciel est-il prêt ? votre organisation est-elle compatible ?

lors de votre entrée dans le dispositif DSN, vous aurez l’obligation, en tant qu’employeur, d’en informer vos salariés. Cette information devra notamment préciser :

les données à caractère personnel contenues dans la DSN ;

NB : Les informations contenues dans la DSN étant transmises directement à la CPAM ou à la MSA de rattachement du salarié, il est important que le salarié effectue bien ses démarches d’identification (déménagement, changement de situation familiale, etc.) auprès de son employeur mais également auprès de la CPAM.

les modalités d’exercice des droits d’accès à ces données et de rectification de celles-ci tel que prévu par la loi.